Eine Untis-Datei ist im Kern eine Datei, mit der typischerweise eine Person arbeitet. Wenn mehrere Personen dieselbe Datei abwechselnd bearbeiten, muss sehr sorgfältig darauf geachtet werden, dass nicht unterschiedliche Versionen entstehen.

Eine Untis-Datenbank ist hingegen für die zentrale Arbeit mit denselben Daten gedacht. Damit können mehrere berechtigte Benutzerinnen und Benutzer gleichzeitig bzw. gemeinsam am Stundenplan arbeiten, ohne dass lokale Dateikopien durcheinandergeraten. Dafür braucht es eine korrekt eingerichtete Datenbank und Benutzerrechte.