Un file Untis è fondamentalmente un file con cui lavora tipicamente una sola persona. Se più persone modificano lo stesso file a turno, è necessario prestare molta attenzione a non creare versioni differenti.

Un database Untis, invece, è concepito per il lavoro centralizzato sugli stessi dati. In questo modo, più utenti autorizzati possono lavorare contemporaneamente o insieme allo stesso orario scolastico, senza il rischio di creare confusione con copie locali dei file. Per fare ciò, sono necessari un database configurato correttamente e i relativi diritti utente.